Firma časom prerastie svoje priestory, presťahuje sa do reprezentatívnejšej adresy alebo zmení poskytovateľa sídla. Zmena sídla je bežná vec, no jej postup nie je vždy rovnaký — v niektorých prípadoch stačí rozhodnutie jednateľa, v iných je nutný notár. Rozdiel pritom nerobí veľkosť firmy, ale to, ako má sídlo zapísané v zakladateľskej listine.

Než teda začnete čokoľvek meniť, oplatí sa pozrieť do zakladateľskej listiny a zistiť, do ktorého z dvoch scenárov spadáte. Od toho sa odvíja celý ďalší postup aj náklady.

Rozhoduje znenie zakladateľskej listiny

Ak zakladateľská listina uvádza ako sídlo len obec (napríklad „Praha") a firma sa sťahuje v rámci tej istej obce, o zmene konkrétnej adresy môže rozhodnúť sám jednateľ. Listinu netreba meniť a nie je potrebný notár — mení sa len zapísaná adresa v obchodnom registri.

Ak sa však mení obec, alebo ak zakladateľská listina obsahuje konkrétnu úplnú adresu, je situácia zložitejšia. Vtedy treba zmeniť samotnú zakladateľskú listinu, čo si vyžaduje rozhodnutie valného zhromaždenia (u jednoosobovej firmy rozhodnutie jediného spoločníka) formou notárskeho zápisu. Práve preto sa oplatí mať v listine uvedenú len obec — dáva to do budúcna voľnosť sťahovať sa v jej rámci bez notára.

Doklady a zápis do registra

Pri každej zmene adresy je potrebné doložiť právo používať nové sídlo — teda nový súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne overeným podpisom, nie starší ako tri mesiace, spolu s výpisom z katastra. Ide o rovnaké doklady ako pri prvom zápise sídla, ktoré rozoberá článok dokumenty na zápis sídla firmy.

Zmenu následne zapíšete do obchodného registra — buď návrhom na súd, alebo priamym zápisom u notára, ktorý býva rýchlejší. Až zápisom do registra je nová adresa účinná navonok voči úradom aj obchodným partnerom.

Ako rýchlo zmena prebehne

Rýchlosť závisí od zvolenej cesty. Priamy zápis u notára býva otázkou niekoľkých dní — notár overí podklady a zápis do registra vykoná sám. Podanie návrhu na súd trvá spravidla dlhšie. Až do zápisu novej adresy do obchodného registra platí navonok pôvodné sídlo, preto na starú adresu sledujte poštu, kým zmena nenadobudne účinnosť. Ak sťahovanie plánujete, oplatí sa doklady k novej adrese pripraviť vopred, aby na seba jednotlivé kroky nadväzovali bez zbytočných prestojov.

Čo sa po zmene mení a čo zostáva

Zmena sídla neznamená novú firmu. Identifikačné číslo (IČO) aj dátová schránka zostávajú nezmenené, rovnako ako všetky uzavreté zmluvy a záväzky. Ak sa však novým sídlom mení miestna príslušnosť finančného úradu, váš daňový spis sa presunie na nový úrad — samotnú registráciu k daniam riešiť netreba, prechod prebehne automaticky. Po zmene nezabudnite aktualizovať adresu na dokumentoch, webe a faktúrach.

Záver

Postup pri zmene sídla určuje zakladateľská listina: v rámci obce a pri „obecnom" znení rozhodne jednateľ, pri zmene obce alebo konkrétnej adrese je nutný notársky zápis. Doklady sú rovnaké ako pri prvom zápise a IČO ani dátová schránka sa nemenia. Prečo na výbere novej adresy záleží, rozoberá článok sídlo firmy v centre Prahy.

Časté otázky

Kto rozhoduje o zmene sídla firmy?

Ak zakladateľská listina uvádza len obec a sídlo sa mení v jej rámci, rozhodne sám jednateľ. Ak sa mení obec alebo je v listine konkrétna adresa, je nutné rozhodnutie valného zhromaždenia formou notárskeho zápisu.

Zmení sa pri zmene sídla IČO alebo dátová schránka?

Nie. Identifikačné číslo aj dátová schránka zostávajú nezmenené, rovnako ako uzavreté zmluvy a záväzky. Ak sa mení miestna príslušnosť finančného úradu, daňový spis sa na nový úrad presunie automaticky.

Aké doklady treba na zmenu sídla?

Nový súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne overeným podpisom, nie starší ako tri mesiace, a výpis z katastra — teda rovnaké doklady ako pri prvom zápise sídla. Zmena sa potom zapíše do obchodného registra.